Úložiště dokumentů

Aplikace Úložiště dokumentů zpřístupňuje elektronické dokumenty související s přijímacím řízením a studiem. Aplikace je dostupná uchazečům, studentům a studijnímu oddělení.

Dokumenty v úložišti

Dokumenty jsou v úložišti tříděny do složek, mezi kterými lze přecházet pomocí portálového menu v úvodu aplikace. Má-li uživatel založenu pouze jednu složku (typicky uchazeč), menu se nezobrazuje.

O vložení nového dokumentu je uživatel, do jehož úložiště je dokument vkládán informován prostřednictvím e-mailové zprávy.

Seznam všech dokumentů ve vybrané složce je zobrazen v přehledové tabulce. U každého dokumentu je uveden jeho název, jméno přiloženého souboru a jeho velikost, datum vytvoření a jméno uživatele, který dokument vytvořil. Ve sloupci Směr je pomocí ikon indikován směr předání dokumentu mezi uchazečem/studentem a studijním oddělením. Dokumenty označené ikonou předává studijní oddělení uchazeči/studentovi, naopak ikona označuje dokumenty vložené uchezečem/studentem. Ve sloupci E-podpis je uveden stav podepsání dokumentu elektronickým podpisem. Již podepsané dokumenty jsou označeny ikonou . Dokumenty, které na podepsání teprve čekají, jsou odlišeny ikonou . Podepisování zajištují procesy na straně UIS. Automaticky jsou podepisovány typy dokumentů, u kterých je elektronický podpis vynucen. Podepisování probíhá v dávkách, které se automaticky spouštějí na pozadí systému. Podepsání dokumentu tak není okamžité a může trvat i několik minut. Kliknutím na ikonu ve sloupci Stáhnout je možné soubor stáhnout a zobrazit. Dokumenty označené ikonou nelze stáhnout z důvodu nedostatečných oprávnění uživatele k takovému dokumentu.

Vkládání dokumentů

Dokumenty vkládá do úložiště zpravidla studijní oddělení, přičemž dokument může být vložen:

  • automaticky - při tisku dokumentu z UIS zatrhne volbu pro vložení dokumentu do úložiště;

  • manuálně - prostřednictvím formuláře pro vložení dokumentu se vloží soubor s dokumentem. Tato možnost se používá v případě dokumentů vzniklých mimo UIS.

Některé typy dokumentů mohou vkládat i sami uchazeči/studenti, což je vhodné využít zejména pro zasílání různých elektronických dokumentů na studijní oddělení. Tato možnost je však závislá na nastavení systému.

Formulář pro ruční vložení nového dokumentu je umístěn pod rozcestníkem složek. Ve formuláři se zvolí typ vkládaného dokumentu a pomocí tlačítka se vyhledá soubor, který má být do úložiště vložen. Pole Popis umožňuje připojit k vkládanému souboru stručnou poznámku. Zatržením pole Podepsat bude dokument opatřen elektronickým podpisem. Pole se nabízí pouze u dokumentů, u kterých je možnost elektronického podepsání nastavena. Elektronicky podepisovat je však možné pouze soubory ve formátu PDF, ostatní dokumenty podepisovat nelze. Zatržením pole Skrytý bude dokument po vložení do úložiště označen za skrytý a uchazeč/student jej v úložišti neuvidí. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka . O vložení nového dokumentu je uživatel, do jehož úložiště je dokument vkládán informován prostřednictvím e-mailové zprávy.

Formulář pro vložení nového dokumentu do úložiště se zobrazuje pouze pokud je u některého z typu dokumentů povolena možnost vkládání (nastavení provádí vývojový tým UIS) a uživatel má u tohoto typu dokumentu nastaveno právo modifikace (nastavuje správce úložiště).
Nastavení práv jednotlivých uživatelů provádí správce úložiště prostřednictvím aplikace Správa úložiště dokumentů.
V nastavení informačního systému je rovněž dáno, pro jaké typy dokumentů je možné funkci elektronického podpisu použít včetně toho, zda mají být dokumenty podepisovány automaticky, nebo dle rozhodnutí referentky, která dokument do úložiště vkládá. Podepisování probíhá v dávkách, které se automaticky spouštějí na pozadí systému. Podepsání dokumentu tak není okamžité a může trvat i několik minut.

Vložené dokumenty nelze z úložiště smazat. Nemá-li se dokument uchazeči/studentovi zobrazit, lze jej skrýt zatržením políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka . Skryté dokumenty jsou zobrazovány v samostatném seznamu. Opětovné zviditelnění dokumentu se provede jeho označením a stisknutím tlačítka .