Evidence interní dokumentace pracoviště

Aplikace Evidence interní dokumentace pracoviště umožňuje evidovat šanony a jejich dokumenty. Tato evidence může usnadnit a urychlit práci na sekretariátu pracoviště. K aplikaci má automaticky přístup vedoucí pracoviště, který může definovat další osoby přes aplikaci Správa dokumentace v Portálu vedoucího.

Každý šanon je fyzicky umístěn v místnosti, je pojmenován a obsahuje pojmenované dokumenty. Tyto informace lze evidovat v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která umožňuje vyhledávání konkrétního dokumentu podle několika kritérií. Aplikace je rozdělena na evidenční a vyhledávací část.

Evidence šanonů

V záložce Evidence šanonů je umístěn formulář pro zakládání šanonů. Význam položek formuláře:

• Označení – výstižný název šanonu, například Faktury 2009, Cesťáky, Hmotný majetek, Nabídky.

• Barva – skutečná barva šanonu. Kliknutím na odkaz Paleta se zobrazí paleta barev. Volbu barvy lze provést v menu podle názvu nebo kliknutím na jednu z barev palety – do pole Barva se vyplní její název. Barva je uvedena v seznamu šanonů.

• Osoba – jméno správce šanonu. Implicitně je vyplněno jméno uživatele.

• Místnost – seznam obsahuje místnosti evidované k pracovišti uživatele. Zvolí se místnost, ve které je šanon umístěn.

• Poznámka – místo pro text upřesňující obsah šanonu. Není povinnou položkou.

• Pracoviště – seznam obsahuje pracoviště, na kterých je evidován pracovní nebo externí poměr uživatele. Zvolí se to, pro které je šanon evidován.

Evidované šanony jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Ve sloupci Počet dokumentů je zobrazen počet dokumentů uložených v šanonu. Evidence dokumentůevidence!dokumentů k danému šanonu probíhá v aplikaci Evidence dokumentů, kam je možné přejít po kliknutí na ikonu  ve sloupci Dokumenty. Po kliknutí na ikonu  ve sloupci Editace je možné záznam o daném šanonu upravit. Seznam šanonů lze řadit kliknutím na název sloupce dle pořadového čísla nebo označení šanonu, případně filtrovat podle pracoviště, místnosti a osoby. Šanony bez evidovaných dokumentů je možné smazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat.

Vyhledávání dokumentů

Zaevidované dokumenty lze vyhledat přes záložku Vyhledávání podle jména správce, názvu nebo části komentáře dokumentu, dále podle roku a místnosti uložení šanonu, ve kterém je dokument uložen. Je možné zvolit libovolnou kombinaci kritérií pro dohledání. Do pole pro název a komentář lze vyplnit část slova v názvu nebo komentáři dokumentu nebo několik celých slov. Kliknutím na tlačítko Vyhledat budou zobrazeny dokumenty odpovídající zadaným omezením s udáním místa jejich uložení.